正式会议的程序 Formal Meeting Procedure
会议的类型五花八门。但是，正式的会议（formal meeting）是在主席的（chairman）主持下进行的。主持引导正式会议的大部分用词都是公式化的（stylized），也就是说，一样的话被用在所有的情景之中。当然，也分正式（formality）的程度。
会议开始
正式：
☉Ladies and Gentlemen, I declare this meeting to be open.
女士们先生们，我宣布本次会议开幕。
非正式：
☉Shall we start?
我们开始吧？
☉Let’s get started with our business for today, shall we？
让我们开始今天的议程，好吗？
审查纪要
正式：
☉Could we get someone to move that the minutes of the last meeting be accepted?
我们中有没有人提议接受上次会议的纪要？
☉I so move we accept the minutes.
我提议我们接受纪要。
☉Will we take the minutes as read?
我们要读一下纪要吗？
非正式：
☉Has everyone seen the minutes?
每个人都看过纪要了吗？
☉May I read the minutes?
我是否可以读一下纪要？
对照日程
☉Could we add an item to the agenda?
我们能否增加一项到议程中？
☉I would like to delete item 3 from the agenda.Do we have a motion?
我觉得应该将第三项从议程中删除。大家有异议吗？
☉The first item on the agenda today is……
我们今天议程的第一项是……
宣布会议的目的
☉The purpose of today’s meeting is……
今天会议的主要目的是……
☉What we should consider first is……
我们首先应当考虑的是……
给出发言权
会议主持人同意某会议出席人员发言。
正式：
☉I would like to give the floor to Mr.Williams.
我想将发言机会让给威廉斯先生。
☉David has the floor.
请大卫发言。
非正式：
☉What have you got to say about this, Mary?
玛丽，对此你有什么要说的吗？
☉Let’s listen to what Jackson has to say.
让我们听一下杰克逊有什么要说的。
要求发言
正式：
☉Excuse me, Mr.Chairman, may I say something please?
对不起，主席先生，我能说点什么吗？
☉With the Chairman’s permission, I would like to take up the point about……
如果主席允许的话，我想讲讲关于……的话题。
非正式：
☉I would like to say something here, please.
请让我就此说两句。
☉Can I make a point about……?
我能否就……谈谈想法？
结束一个论点
正式：
☉Has anything further they wish to add before we move on the next item on the agenda?
在我们进入议程的下一个环节之前，还有谁要补充的？
非正式：
☉Anything else?
还有别的吗？
引导
当讨论跑题的时候，如下语句可以用来引导与会者回到正题。
☉Let’s not loose sight of our main point.
我们别跑题了。
☉Let’s get back to the issue under discussion.
让我们回到讨论的议题上吧。
☉Are we getting sidetracked here?
我们是不是跑题了？
通过议案
当某人有意推动形成某决定或制定某措施时，必须通过与会者对其议案进行表决。
☉I move that……
我提议……
☉I second the motion.
我支持该议案。
表决
当与会者对某议案表决时，他们可以给出的回答有三种：是（Aye），否（Nay），弃权（undecided）。
☉All in favor, say aye.
表示同意的，请说“是”。
☉Any opposed?
有反对意见吗？
维持秩序
正式：
☉Mr.Laurence, you are out of order.
劳伦斯先生，现在不是您的发言时间。
☉I shall have to call you to order, Mr.Michell.
我得提醒您注意秩序，米歇尔先生。
☉Mr.Howard, would you please address your remarks to the Chairman?
霍华德先生，您是否可以向主席陈述您的评述？
非正式：
☉We can’t all speak at once.Ms.Peterson, would you like to speak first?
我们没办法同时都讲。彼得森女士，您是否愿意先说？
☉Mr.Howard, you’re talking out of turn.
霍华德先生，现在不是您的发言时间。
总结无论是正式的还是非正式的会议，都能够按照固定程序有条不紊地进行，这样就能在最短的时间达成最多的意向。
Words 单词表accept接受
agenda议程，议事日程
audit审计，审核
declare声明，宣布
dues会费；税款
extensively广阔的，广泛的
inflation通货膨胀
membership会员资格，成员
minutes会议纪要
motion运动；提议
move（a movement）提出，提议
nay不，反对
oppose反对
rate比率；费用
reflect反射；反映
review审核，复审
second（a movement）支持，赞成
Phrases 短语表be out of order发生故障，秩序紊乱
duly noted充分注意到
financial reports财务报告
fiscal year会计年度，财政年度
hike up a rate比例上升
in favor赞成，支持
open a meeting会议开幕，会议开始
quite reasonable相当合理，蛮划算的
say aye表示赞成
strike from an agenda从议程中删除
take up a point接谈一个话题
talk out of turn说话轻率，讲话不合事宜
up for discussion提出讨论
vote nay投反对票
worth our time值得我们花时间
实景对话1A：Ladies and gentlemen, I declare this meeting to be open. Let's get down to business, shall we?Would someone please move that the minutes of the last meeting be accepted?
B：I so move that the minutes from the last meeting be accepted.
A：Any seconds?
C：I second the motion.
A：Great. Has everyone received a copy of the agenda?The first item up for discussion is to review the financial reports. The purpose of today's meeting is to complete the necessary preparations for the company audit.The first problem we should look at is our approved budget for the fiscal year.
B：Excuse me, Madam Chairman, may I say something please?
A：Mr. Williams, you have the floor.
B：Thank you. The approved budget for this fiscal year has already been extensively reviewed by all members of the Finance Department and has also received approval from our executive board. In my opinion, it is not necessary to spend much time reviewing them again at this meeting.
A：Your comments are duly noted. Does anyone else have anything further to add?
C：I move that the budget review item be struck from the agenda.
A：Mr.Carlson moves the agenda be revised, any second?
D：I'll second the motion.
A：All in favor say aye.
（Collective“aye”）
A：Any opposed?
E：Nay.
A：Mr. Simmons, you vote nay?
E：Yes I do, Ms. Chairman.I believe it is still worth our time to review the budgets, even though they have already been reviewed.
A：女士们先生们，我宣布本次会议开始。让我们进入正题，好吧？我们中有没有人提议接受上次会议的纪要？
B：我提议接受上次会议的纪要。
A：有支持的吗？
C：我支持。
A：好极了。每个人都拿到议程的复印件了吧？要讨论的第一项是审核财政报告。今天会议的主要目的是为公司的审计完成必要的准备工作。第一个议题是财政年度已经通过了的预算。
B：对不起，主席女士。我能否说两句？
A：威廉斯先生，请讲。
B：谢谢。被批准的财政年度预算应当已经通过财务部成员的广泛审核，而且得到了董事会的认可。在我看来，这次会议上就没有必要再花那么多的时间来复审了。
A：您的意见我们已经认识到了。其他人还有什么要补充的吗？
C：我赞成“预算复审议项”从议程中删除。
A：卡尔森先生主张修改议程，有支持的吗？
D：我赞成提议。
A：表示赞同的请说是。
（集体“赞成”）
A：有反对意见吗？
E：反对。
A：西蒙斯先生，您投反对票？
E：是的，主席女士。即便他们审核过了，我觉得我们仍然有必要花时间复审。
实景对话2A：With the Chairman's permission, I'd like to take up the point about the increase of membership dues.
B：Ms. Learner, you have the floor.
A：I think the increase in membership dues is unreasonable. What increase of services do we receive for the increase in payment?Nothing！
C：That's not exactly true, Susan.
B：Mr. Howard, you're talking out of turn.
C：Sorry, but I just wanted to say, the increase is quite reasonable.
B：Let Ms.Learner finish.
A：Thank you, Mr. Chairman.As I was saying, the increase in cost does not reflect an increase in services, and so I move that we deny the increase.
B：Mr.Howard, would you like to say something?
C：The increase in fees is due to an increase in inflation. Members have been paying the same rate for over twenty years now！
A：Exactly！So when you hike the rate up now, everyone will be upset！
B：Ms. Learner, you're out of order.
A：如果主席允许的话，我想接着谈增加会费的问题。
B：勒纳女士，请发言。
A：我觉得增加会费没有任何道理。多掏钱换来的增加服务体现在哪里？什么都没有！
C：苏珊，那不太对。
B：霍华德先生，还没有轮到您发言。
C：对不起，我就是想说增加会费是合情合理的。
B：我们让勒纳女士把话讲完。
A：谢谢主席先生。正如我刚才所说的，费用的增加没有反映出任何服务的增加，所以我提议我们否定（会费）增加。
B：霍华德先生，您有什么要说的？
C：增加会费是因为考虑到通货膨胀。同样的费率，会员们到现在已经付了20年了！
A：没错！那现在要是大幅提高会费的话，大家都会失望的。
B：勒纳女士，现在不是您的发言时间。
